A escolha de um Sistema de Gestão de Colecções (SGC)

A escolha de um Sistema de Gestão de Colecções (SGC)

A decisão de escolher um sistema de gestão de colecções (SGC) para um museu é, na minha opinião, um momento de enorme importância para instituições desta natureza pelas implicações que o investimento necessário nesta área acarreta.

Imaginem que um museu qualquer consegue colocar no seu orçamento a verba necessária para a aquisição (uma situação difícil para os museus portugueses nos dias que correm) de um SGC. A partir desse momento acontece normalmente o seguinte: a) o museu (se for um museu de tutela pública) abre um concurso e as empresas concorrentes apresentam as suas melhores propostas, ganhando normalmente a que melhor preço apresenta; b) o museu não está obrigado às regras públicas de contratação e escolhe o SGC por concurso, convite, pesquisa de mercado, etc. de acordo com o que entende ser a ferramenta mais apropriada às suas necessidades; c) escolhe uma empresa que desenvolva um SGC específico e paga a sua criação. Esta última opção, embora ainda existente tal como a opção de desenvolvimento interno com base em recursos próprios da instituição, vai sendo, felizmente, mais rara.

Se reflectirmos um pouco sobre o assunto, percebemos que este é um processo que se centra na premissa, errada no meu ponto de vista, de que os SGC são per si a solução (milagrosa) para essa tarefa primária e fundamental, commumente deixada para segundo plano, do inventário e gestão das colecções museológicas. Ou seja, o museu compra um SGC e tudo fica resolvido no que diz respeito ao aproveitamento do enorme potencial do património guardado nos museus.

O que nos coloca de novo no momento em que o museu tem, finalmente!, cabimento no orçamento para adquirir a ferramenta e é deveria confrontar-se com aquela que eu considero a questão fundamental no processo: o que o museu pretende alcançar com o inventário, documentação ou gestão das suas colecções? Ou, para ser mais explícito, quais os objectivos do projecto de documentação, que recursos (logísticos, financeiros e humanos) a instituição dispõe para o projecto a médio e longo prazo, quais os prazos necessários e possíveis para atingir esses objectivos, para que fins (educação, informação, acessibilidade, conservação, etc.) servirá o trabalho de documentação e gestão das colecções. A escolha do SGC deve ser feita após o museu conseguir responder a estas e outras questões.

Não quero com isto dizer que não haja museus em Portugal não pensam sobre estas questões. Há alguns que o fazem. Serralves, por exemplo, preparou a escolha do seu SGC com base no Collections Management Software Review – Criteria Checklist da CHIN (Canadian Information Heritage Network) e os responsáveis do Museu da Ciência da Universidade de Coimbra falaram sobre os fundamentos da sua escolha num artigo publicado (página 1589) nas actas do Congresso Luso-Brasileiro da História das Ciências. Haverá certamente outros exemplos, no entanto, julgo não estar a ser injusto ao afirmar que esta reflexão (e a prática consequente) não é comum nos museus portugueses.

Poderia estar aqui a elencar, baseado no conhecimento que vou tendo da realidade portuguesa nesta área, algumas das causas desta questão, no entanto, prefiro apontar o caminho trilhado pelo Council of Museums and Galleries de Edinburgh, no processo de substituição do seu SGC antigo, no qual recorreu a um inquérito feito através da internet, dirigido a profissionais de museus e instituições museológicas, cujos relatório final está agora disponível on-line. Um verdadeiro “must read” para quem está neste momento no processo de escolha.

Na leitura deste relatório é imprescindível o ponto 5 (sem excluir qualquer dos pontos dele dependentes), onde se aborda a importância do SPECTRUM e das normas, tal como se refere por diversas vezes a necessidade do controlo terminológico, e os pontos chave referidos na conclusão do relatório obtidos com este estudo preparatório:

Escala da operação – definição de objectivos a médio e longo prazo, projectando no futuro o que poderá trazer a utilização de um SGC;

Sustentabilidade – prever a realização a longo prazo de um projecto desta natureza, tendo em conta os recursos que o mesmo acarreta em termos financeiros, logísticos e humanos;

Trabalho prévio do museu é essencial – a preparação do museu e da sua equipa para iniciar um projecto de inventário, documentação e gestão das colecções é fundamental. Seja na revisão da informação, na sua importação para um novo sistema, na forma como o sistema será usado, na escolha das funcionalidades necessárias ou na capacitação e motivação necessária em todas as áreas do museu em que o SGC venha a ser utilizado.

É um trabalho e uma abordagem interessante perante esta matéria, não vos parece? Acham ainda que se pode escolher um SGC com base apenas no seu preço? Fica aqui aberta a questão…

© imagem: daqui.

Um trabalho de inventário – Santuário de Fátima

Um trabalho de inventário – Santuário de Fátima

Na passada terça-feira estava a ver o Jornal da Noite da SIC e reparo numa cara conhecida (eu confesso que sou miserável com nomes, mas raramente me esqueço de uma cara) que estava, para bem da minha memória, enquadrada no local ao qual a associo. O gabinete de inventário do Santuário de Fátima tem a hercúlea tarefa de inventariar e documentar as imensas ofertas que chegam todos os dias e são fruto da devoção dos peregrinos. A pessoa era o responsável pelo departamento de Património Artístico do Santuário, o Dr. Marco Duarte, que tive o prazer de conhecer na acção de formação do software In arte Premium que é usado para o inventário e documentação daquela importante e valiosa colecção. Se estiverem atentos, ao minuto 3:48 do vídeo que posto acima, aparecem algumas imagens da aplicação.

Não é todos os dias que se mostra na televisão, em horário nobre, o importante trabalho de documentação e gestão de colecções que é feito por centenas de pessoas em Portugal. A elas se deve muito do conhecimento que temos acumulado sobre o nosso património, a nossa cultura e que representa o que de melhor (e por vezes de pior também) temos no país. Por isso achei importante referir esta peça jornalística e aproveitar para endereçar daqui ao Marco Duarte e a toda a equipa (e neles a todos os que conheço por esse país fora e trabalham desta forma menos visível nos museus) os votos de sucesso nesta enorme tarefa que têm em mãos.

Arqueologia e novas tecnologias

Não é todos os dias que um dispositivo electrónico portátil me impressiona. Também já não me impressiona qualquer tecnologia aplicada ao trabalho de campo em arqueologia. No entanto, ver iPads a serem utilizados nas escavações de Pompeia e perceber que através de ferramentas simples se pode melhorar o rendimento e as condições de trabalho de uma equipa de arqueólogos no campo, faz com que fique cada vez mais optimista em relação à boa utilização destas obras de arte da engenharia.

Apresentação do Index Rerum na UP III

Não me foi possível, por várias razões, estar presente na parte da tarde da sessão na UP, no entanto, assim que tiver tempo (nunca antes da próxima segunda-feira… estou de férias) actualizarei a informação relativa à apresentação do Prof. Doutor Sérgio Lira sobre o sistema Index Rerum.Bom fim de semana para todos. 

Apresentação do Index Rerum na UP II

Apresentação da solução Index Rerum pelo Prof. Doutor Sérgio Lira e implementação na Universidade do Porto.

Update

1. Ajusta-se a qualquer modelo e tipo de património;

2. todas as instâncias são relacionáveis;

3. compatível com todos os standards;

4. baseado no CRM do CIDOC;

5. estrutura cliente/servidor;

6. sem aplicação específica no cliente (web based service);

7. diferentes níveis de acesso e permissões;

8. funciona em sistemas operativos distintos (windows e Linux);

9. número ilimitado de utilizadores (sem licenciamento aplicação);

10. importa e exporta dados em formato standard (?);

11. permite utilização sem acesso à internet.

Update II

12 instituições da universidade utilizam a aplicação, com grande diversidade de património.

Update III

Fichas construídas de acordo com as informações que cada objecto tem. Completamente moldadas em relação a cada um dos objectos existentes na universidade.

Relacionadas em cada um dos sítios. Podem obter-se informações sobre todas as pinturas (por exemplo) existentes em todas as colecções da UP.

Terá que permitir uma visão geral das colecções da UP e uma pesquisa geral obtendo resultados em cada uma das colecções e em todas elas.

Permitirá também a gestão da colecção (facilitando a criação de exposições, de relatórios para conservação, etc.)

20.219 objectos na base de dados, sendo que grande parte deles são de importação maciça de dados de outras aplicações (certamente também com formato standard)

Registos por dia 200, registos por mês 4000, registos por investigador 1.440. Números médios do projecto.

Update IV

Funcionalidades:

Pesquisa parametrizável, diferente acesso para público e para quem a está a trabalhar;

Depois voltamos a este assunto que estou a ficar sem bateria. Desculpem.

E no Porto de novo

Os Museus da Universidade do Porto vão apresentar o seu novo sistema de inventário e gestão de colecções (Index Rerum) no próximo dia 21 de Novembro no Salão Nobre da Reitoria da Universidade do Porto. Se pretenderem mais informações podem dar uma vista de olhos na página da reitoria da universidade (www.up.pt) e, em baixo, têm o programa da conferência (clicar para abrir o PDF).

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