by Alexandre Matos | Jan 30, 2025 | Documentação, Museus
O prometido é devido, já lha dizia o grande Rui Veloso na canção. Ora assim sendo, aqui vai o segundo post desta nova vida do Mouseion. Desta feitasobre os diferentes tipos de documentação que devemos encontrar nos museus sobre as suas coleções.
A documentação em museus é um processo abrangente e multifacetado que vai muito além do simples inventário ou cadastro de objetos. Para garantir a gestão eficiente das coleções, os museus utilizam diversos tipos de documentação. No post desta semana, exploraremos os principais tipos de documentação e como eles se complementam.
Inventário e/ou cadastro
Não há como começar por outro tipo de documentação. É uma lista exaustiva de todos, repito, todos os objetos que estão à guarda do museus em determinado momento. Desde que haja uma responsabilidade legal sobre determinado objeto, o museu terá que saber dar resposta a questões muito simples que devem fazer parte de qualquer inventário ou cadastro (o nome é indiferente e podem escolher o que melhor vos aprouver). As questões a que deve saber responder com este tipo de documentação são:
O que é? Onde está? Como é? Como está? De quem é?
Para o fazer o museu precisa de ter uma lista (um excel desta vida, senhores) com informação do número de identificação do objeto (número de inventário, número de cadastro, número de entrada, etc.), informação sobre a localização do objeto atualizada e credível, informação sobre as suas características fisícas (dimensões, materiais, informação intrínseca ao objeto, como marcas específicas e importantes para a sua identificação), informação sobre o estado de conservação e informação sobre a instituição que detém a propriedade do mesmo.
Ajuda imenso, claro está, ter o número de inventário no excel, mas não esquecer de o marcar no objeto, ok? E já agora, uma fotografia. Hoje em dia são baratas, simples de usar e como o código-postal, são “meio caminho andado”!
Depois deste (que deve ser condição obrigatória para uma instituição se chamar museu ou poder guardar património cultural, partimos para outros patamares.
Documentação de aquisição ou incorporação
Deve ser feita quando um objeto entra na coleção de um museu, ou melhor, no processo de entrada de um objeto num museu. Sempre. No entanto, e como bem sabemos, há museus que têm uma enorme lista de pendências para resolver sobre a documentação de incorporação das coleções existentes e por isso é necessário criar procedimentos para o que entra de novo e procedimentos e planos para o que já existe, mas a instituição não tem como provar a sua posse. Os procedimentos de aquisição e documentação retrospectiva podem ser encontrados na norma spectrum (ide e lede) que a versão 4 chega e está já em Português), mas é necessário procurar planear a recuperação das pendências e ter em conta que para as novas incorporações não nos esquecemos de guardar informação sobre:
• a origem do objeto (proveniência anterior)
• a data de aquisição/incorporação
• as condições de aquisição/incorporação, ou seja a descrição do tipo e incporação (compra, doação, escavação arqueológica, entre outros) e informação associada
• a documentação legal, como contratos ou termos de doação
Provar a posse das suas coleções é quase tão importante como o inventário, em termos de documentação! Não existindo informação sobre a incorporação das coleções, o museu sujeita-se a ter pedidos de herdeiros para devolução de objetos ou manter objetos com origem duvidosa na sua posse, para citar apenas dois exemplos.
Catalogação
A catalogação é o processo de organização da informação de uma coleção para a criação do seu catálogo. É o processo mais demorado e exigente da documentação em museus, na minha opinião. Procura combinar e organizar a informação intrínseca e extrínseca sobre cada objeto e sobre as entidades, eventos, documentos e procedimentos a ele associados. É essencial para permitir a construção de um sistema de conhecimento sobre cada coleção que possa ser utilizado para a gestão da coleção, para a criação de narrativas pelo museu, para a organização de exposições, entre muitas outras actividades museológicas.
São aqui registadas de forma detalhada informações como:
• Descrição física (tamanho, material, técnica)
• Autores e outras entidades relacionadas
• Função ou uso
• Datação e período histórico
• Local de origem
• Proveniências (as anteriores à de incorporação)
• Informação de contexto (arqueológico, produção, etc.)
• Fotografias do objeto
• Entre muitas outras informações que dependem do tipo de coleção
A catalogação implica atualização constante e, consequentemente, manutenção de histórico de informações e registos. É um instrumento fundamental para utilizar as coleções e para as colocar ao serviço dos profissinais de museus e da comunidade.
Documentação de conservação
A documentação sobre os processos de conservação (preventiva e curativa) e a informação sobre o estado de conservação das coleções é outro tipo de documentação que importa acautelar e planear cuidadosamente. Não o fazer é deixar ao acaso a manutenção e preservação do património cultural que guardamos nos nossos museus. Deve ser sempre encarada como prioritária nos planos de documentação e nas políticas ao de documentação estabelecidas pelos museus.
Um bom sistema de informação num museu tem sempre acautelada a documentação da actual condição física e funcional dos objetos e mantém um histórico de informação sobre a evolução do estado desde que um objeto é incorporado. O registo de todas as intervenções de restauro é também fundamental. Assim a documentação de conservação deve incluir:
• Condição atual do objeto (e histórico de estados)
• Intervenções de conservação realizadas (limpeza, restauro, etc.)
• Recomendações para armazenamento e exposição
Esses registros ajudam a monitorizar mudanças na condição do objeto ao longo do tempo e a tomar decisões que permitam uma eficaz gestão de riscos.
Documentação de utilização das coleções
É um tipo de documentação frequentemente inexistente e que provoca, na minha opinião, um vazio de conhecimento pouco reconhecido. A documentação de utilização das coleções diz respeito à gestão da informação gerada quando um objeto ou grupo de objetos são utilizados, por exemplo quando um objeto é utilizado numa exposição, num estudo científico, numa publicação ou num outro evento, é gerado um conjunto de informação que devemos guardar e organizar. Este tipo de documentação providência dados relativos a:
• Temas e narrativas de exposições ou outros eventos (palestras, aulas, visitas guiadas, etc.)
• Local e duração das mesmas
• Condições de iluminação e clima no espaço expositivo
• Créditos e acordos de empréstimo, no caso de exposições temporárias
• Referências bibliográficas
• Análises físicas (que podem ser destrutivas em alguns casos)
• Outras informações relacionadas com os eventos de utilização das coleções
Documentação jurídica
A documentação jurídica implica tudo aquilo que o museu deve registar e manter atualizado (incluindo aqui também a prova de posse legal de um objeto) que permita garantir que o museu esteja em conformidade com as leis e regulamentos. Este tipo de documentação cuida de registar e gerir informação sobre:
• Títulos de propriedade
• Direitos de autor, de propriedade intelectual, de imagem, etc.
• Acordos de empréstimo e transferência
• Certificados de exportação/importação de peças
Documentação digital
Todas anteriores tipologias de documentação podem ser digitais (eu diria devem ser ou usar ferramentas digitais), mas atualmente temos também um conjunto de informação digital que os museus devem gerir com regras específicas. A própria base de dados ou o sistema de gestão de informação digital usado deve ser documentado (facilita de sobremaneira atualizações ou migrações), mas objetos digitais como fotografias ou digitalizações dos objetos, representações 3D dos mesmos, obras de arte digitais, entre outros exemplos são alguns dos desafios que enfrentamos atualmente.
Além disso, documentar em formato digital tem um conjunto de vantagens que os sistemas analógicos não permitem.
A documentação digital permite e possibilita:
• Armazenar grandes volumes de dados
• Documentar objetos digitais
• Acesso remoto às informações
• Integração com plataformas online, permitindo que o público explore as coleções
A importância da integração
Os diferentes tipos de documentação não devem existir isoladamente. Sao engrenagens de um sistema complexo, mas fundamental para o museu atual. Formam aquilo que é um sistema de gestão e informação de coleções. Um sistema integrado que permite aos museus gerir as suas coleções, o seu arquivo e o seu centro de documentação de forma eficiente, transparente e acessível.
A documentação é o instrumento da verdade. Se os museus são das instituições mais confiáveis relativamente à informação e conhecimento que produzem e divulgam, em muito se deve a ela e aos sistemas de informação que os museus tem vindo a construir ao longo da sua história.
No próximo post abordarei a história da documentação em museus e como ela evoluiu ao longo do tempo.
Continue a acompanhar o Mouseion para mergulhar ainda mais no fascinante universo da documentação museológica.
by Alexandre Matos | Fev 18, 2016 | Debate, ICOM, Museus
Uma colecção de vinhetas
Este ano, segundo as vinhetas que estão na parte de trás do meu cartão do ICOM, faz 12 anos que sou membro desta organização filiada da UNESCO que reúne mais de 35.000 membros entre instituições e profissionais de museus de 136 países/territórios, que conta com 119 comités nacionais e 30 comités internacionais dedicados a diversas áreas de interesse/estudo/investigação em museus e museologia.
Ao longo destes 12 anos aprendi imenso nesta organização, mas gostava de partilhar com vocês os motivos que justificam, na minha opinião, a adesão e manutenção como membro de uma organização desta natureza.
Uma lista com os meus 5 motivos
1. A ética profissional – O ICOM é uma rede de profissionais de museus que se assume como uma força de liderança em termos de ética profissional. Ou seja, o ICOM é a instituição que mais se aproxima das características de uma Ordem profissional, com a vantagem de o ser a nível internacional, sem alguns dos aspectos negativos relacionados com um corporativismo fechado e centrado apenas nos aspectos de defesa de determinada profissão. A publicação do Código de Ética do ICOM (PT) e a sua tradução por vários comités nacionais (recordo que a organização apenas tem 3 línguas oficiais – Inglês, Francês e Espanhol) tem permitido, ao longo dos anos, uma consistência e regulação informal daquilo que são os deveres profissionais de quem trabalha em museus.
2. O desenvolvimento da Sociedade através dos Museus – O ICOM é, apesar das dificuldades, um fórum de debate e reflexão com diferentes perspectivas sobre o papel social que o museu pode e deve desempenhar na sociedade actual. Promove um debate, ainda que com algumas falhas, sobre o papel de mediação que o museu deve assumir entre o património cultural e o público, tem programas associados com o turismo cultural, procura debater, recorrendo em grande medida à celebração do Dia Internacional de Museus, temas que promovem a mudança e a procura de uma sociedade mais aberta e equitativa.
3. A formação dos novos profissionais – O simples facto de ser uma rede de profissionais, ou seja de pares, é relevante para que alguém que se inicie na profissão se torne membro. Haverá melhor forma de aprender com o exemplo de outros colegas, com o debate que uma rede desta natureza pode promover ou com o conhecimento partilhado por colegas de todo o mundo que lidam, ou já lidaram, com os problemas que nos são colocados no início da carreira? Eu aprendi as bases sobre documentação em museus com os artigos e apresentações de outros membros do CIDOC e muito sobre outras áreas com colegas do comité nacional português que a elas se dedicam!
4. Normas e guias práticos – no seguimento do ponto anterior (e talvez aquilo que é mais procurado por um novo profissional o ICOM), o desenvolvimento, pelos comités internacionais de diferentes especialidades, de normas e guias práticos que nos auxiliam a cumprir com rigor as tarefas atríbuídas aos profissionais de museus. Não só dos que são reconhecidos pelo conselho executivo do ICOM, mas também por outros, de carácter mais específico, que são desenvolvidos e publicados por comités internacionais e nacionais, como é o caso da Declaração de Princípios de Documentação em Museus publicada em 2012 pelo CIDOC (e traduzida para Português pelos colegas do SISEM-SP em São Paulo, Brasil).
5. A rede de profissionais (e amigos) – não será o último dos motivos que poderia ainda apontar, mas é, talvez a par da ética profissional, um dos mais relevantes para mim. Ao longo deste ano conheci e aprendi com inúmeros profissionais de museus de todo o mundo que me fizeram olhar para a minha profissão de forma mais aberta e abrangente. Conhecer pessoas de outras latitudes e longitudes, com outras expectativas, com formação distinta, das mais diversas culturas fazem-nos crescer a nível profissional e, principalmente, a nível pessoal. Em boa verdade, nestes 12 anos, conheci profissionais de países como o Bangladesh, Japão, Chile, Quénia, Zimbabwe, África do Sul, Angola, Moçambique, Brasil, Espanha, Reino Unido, Suíca, Alemanha, Estados Unidos da América, Canadá, França, Estónia, Índia, Rússia, Itália, Grécia, Marrocos, Emiratos Árabes Unidos, Austrália, Eslovénia, Dinamarca, Roménia, Bulgária, China, entre outros. Também nestes 12 anos e por conta da participação em conferências internacionais do CIDOC ou noutros fóruns que conheci através do CIDOC estive em e conheci (ainda que brevemente) países como o Chile, a Roménia, a Grécia, o Reino Unido, o Brasil ou a Alemanha e fico roído por não poder ter ido no ano passado à Índia! O que aprendi com essas pessoas e nestes países dá-me uma visão mais completa sobre as exigências da minha profissão! Os amigos que fiz nestas andanças, fazem de mim, sem qualquer falsa modéstia, muito melhor pessoa.
Certamente poderia apontar mais motivos. Estes são os 5 primeiros que me ocorrem sempre que me perguntam porque faço parte do ICOM e, porventura, não serão os que vos farão aderir ao ICOM ou os que fazem com que outros membros se tenham inscrito e se mantenham membros, mas se precisarem de outros poderão ver as 3 razões que o próprio ICOM aponta para ser membro (entre elas há descontos nos museus e nas lojas dos museus) e, ainda, o facto de ser dada preferência às inscrições dos membros em eventos tão interessantes (e importantes) como a conferência internacional “Museums: one object, many visions?” que terá lugar no Museu Nacional de Arqueologia, em Lisboa, no próximo dia 22 deste mês e que trará a Portugal o presidente do ICOM.
Se este texto suscitou o vosso interesse em ser membro do ICOM, vejam como podem fazer a inscrição e as condições exigidas aqui.
by Alexandre Matos | Dez 19, 2012 | Mestrado
Não haverá nenhuma das conversas mais recentes sobre museus e tecnologias que tenho com diferentes amigos e colegas que não acabe, inevitavelmente, a discutir o que de bom e mau é trazido para os museus com o advento da web 2.0 e das redes sociais. Normalmente, devo dizer, que os méritos das redes sociais e do próprio conceito são percepcionados por quase todas as pessoas com quem tenho falado do assunto. As vantagens são o primeiro ponto referenciado. Um canal de comunicação directo, sem intermediários, com um alcance enorme, rápidas e cativantes, com a possibilidade de utilização de um conjunto de elementos multimédia que tornam a mensagem mais próxima e, acima de tudo, baratos… ou mesmo, ainda que só na perspectiva de alguns, completamente de borla!
Mas e o lado b!? Sabemos e, recorrentemente, falamos das vantagens da utilização de Youtube, Twitter, Facebook, LinkedIn, Foursquare, Issuu, Google +, etc. mas e o seu contrário? As desvantagens que poderão surgir com a utilização destas ferramentas são, em meu entender muitas. Criar um perfil numa rede social só por moda, ou por “seguidismo”, ou seja, aquele outro museu tem, por isso vamos lá criar um para nós, é um dos maiores riscos que se pode correr enquanto instituição. É algo que cada um de nós, consoante os gostos, tempo, vontade, etc. pode fazer a nível individual, mas que devia ser proibido para instituições com a responsabilidade social e cultural que os museus têm actualmente. Senão vejamos:
O museu x cria um perfil no Facebook. Publica as suas actividades diárias. Um conjunto de fotografias. Novidades de uma actividade ou de um evento. A sua “timeline” é uma narrativa do que o museu faz. Um dia começa a receber comentários. O volume de comentários, partilhas, “likes”, etc. aumenta consideravelmente. O museu tem um “feedback” negativo de uma publicação sua. É criticado nas redes sociais por não ter acessibilidades para pessoas de mobilidade reduzida. Essa critica torna-se viral. O museu não consegue agir e vê-se na necessidade de reagir. A pressa é má conselheira e o que poderia ter sido uma ferramenta de comunicação ideal, torna-se num pesadelo. O que fazer então? Apagar o perfil? Pensar no que devia ter sido feito para evitar os problemas? Avaliar a sua prestação nas redes sociais?
Ontem tive o prazer de arguir a dissertação da Dr.ª Sandra Senra (quando o documento estiver no repositório eu coloco aqui o URI) sobre a utilização das redes sociais nos museus, incidindo o estudo nos museus de Barcelona, especificamente com um estudo de caso do Museu de Arte Contemporânea de Barcelona (MACBA), através do qual são demonstrados alguns dos perigos e mais valias da actuação dos museus nesta área recorrendo a um modelo de análise, muito interessante e eficaz, que a autora concebeu com base na bibliografia de referência sobre este assunto e no apurado levantamento de dados que fez sobre os museus daquela região. Da leitura deste trabalho pude confirmar algo que tinha como convicção há algum tempo (desde que ouvi Conxa Rodá a falar sobre o assunto num dos Encontros de Utilizadores da SF): Estratégia e Planeamento! Estas duas palavras, tidas em conta antes de colocar em marcha a presença na web dos museus, são fundamentais. No entanto, agora acrescento uma outra: Avaliação… foi o que fez, de forma exemplar, a Sandra Senra sobre o MACBA e é o que todos os museus devem fazer cada vez mais nesta e noutras áreas de actuação.
by Alexandre Matos | Dez 12, 2012 | APOM, Prémios
Na próxima sexta-feira, dia 14, terá lugar no Museu da Farmácia em Lisboa a cerimónia de entrega de prémios da Associação Portuguesa de Museologia, na qual será distinguida a Dr.ª Madalena Braz Teixeira como Personalidade do Ano. A cerimónia será precedida de uma Mesa Redonda sobre os desafios presentes e futuros que os profissionais de museus enfrentam com a participação de vários especialistas do sector.
Serão atribuídos, este ano, prémios nas seguintes categorias:
• PRÉMIO PERSONALIDADE NA ÁREA DA MUSEOLOGIA
• PRÉMIO INFORMAÇÃO TURISTICA/VISITANTE
• MELHOR COMUNICAÇÃO ON-LINE
• MELHOR SITE
• MELHOR APLICAÇÃO DE GESTÃO E MULTIMÉDIA
• PRÉMIO INCORPORAÇÃO
• MELHOR TRANSPORTE DE PATRIMÓNIO
• PRÉMIO PROJECTO INTERNACIONAL
• MELHOR TRABALHO JORNALISTICO
• PRÉMIO MECENATO
• PRÉMIO INSTITUIÇÃO
• PRÉMIO INOVAÇÃO E CRIATIVIDADE
• MELHOR TRABALHO SOBRE MUSEOLOGIA
• MELHOR TRABALHO DE MUSEOGRAFIA
• MELHOR ESTUDO SOBRE MUSEOLOGIA
• MELHOR INTERVENÇÃO EM CONSERVAÇÃO E RESTAURO
• MELHOR SERVIÇO DE EXTENSÃO CULTURAL
• MELHOR CATÁLOGO
• MELHOR EXPOSIÇÃO
• PRÉMIO MERCHANDISING
• PRÉMIO INVESTIGAÇÃO
• PRÉMIO COOPERAÇÃO INTERNACIONAL
O programa deste dia que pretende celebrar os museus portugueses e os seus profissionais é o seguinte:
