A escolha de um Sistema de Gestão de Colecções (SGC)

A escolha de um Sistema de Gestão de Colecções (SGC)

A decisão de escolher um sistema de gestão de colecções (SGC) para um museu é, na minha opinião, um momento de enorme importância para instituições desta natureza pelas implicações que o investimento necessário nesta área acarreta.

Imaginem que um museu qualquer consegue colocar no seu orçamento a verba necessária para a aquisição (uma situação difícil para os museus portugueses nos dias que correm) de um SGC. A partir desse momento acontece normalmente o seguinte: a) o museu (se for um museu de tutela pública) abre um concurso e as empresas concorrentes apresentam as suas melhores propostas, ganhando normalmente a que melhor preço apresenta; b) o museu não está obrigado às regras públicas de contratação e escolhe o SGC por concurso, convite, pesquisa de mercado, etc. de acordo com o que entende ser a ferramenta mais apropriada às suas necessidades; c) escolhe uma empresa que desenvolva um SGC específico e paga a sua criação. Esta última opção, embora ainda existente tal como a opção de desenvolvimento interno com base em recursos próprios da instituição, vai sendo, felizmente, mais rara.

Se reflectirmos um pouco sobre o assunto, percebemos que este é um processo que se centra na premissa, errada no meu ponto de vista, de que os SGC são per si a solução (milagrosa) para essa tarefa primária e fundamental, commumente deixada para segundo plano, do inventário e gestão das colecções museológicas. Ou seja, o museu compra um SGC e tudo fica resolvido no que diz respeito ao aproveitamento do enorme potencial do património guardado nos museus.

O que nos coloca de novo no momento em que o museu tem, finalmente!, cabimento no orçamento para adquirir a ferramenta e é deveria confrontar-se com aquela que eu considero a questão fundamental no processo: o que o museu pretende alcançar com o inventário, documentação ou gestão das suas colecções? Ou, para ser mais explícito, quais os objectivos do projecto de documentação, que recursos (logísticos, financeiros e humanos) a instituição dispõe para o projecto a médio e longo prazo, quais os prazos necessários e possíveis para atingir esses objectivos, para que fins (educação, informação, acessibilidade, conservação, etc.) servirá o trabalho de documentação e gestão das colecções. A escolha do SGC deve ser feita após o museu conseguir responder a estas e outras questões.

Não quero com isto dizer que não haja museus em Portugal não pensam sobre estas questões. Há alguns que o fazem. Serralves, por exemplo, preparou a escolha do seu SGC com base no Collections Management Software Review – Criteria Checklist da CHIN (Canadian Information Heritage Network) e os responsáveis do Museu da Ciência da Universidade de Coimbra falaram sobre os fundamentos da sua escolha num artigo publicado (página 1589) nas actas do Congresso Luso-Brasileiro da História das Ciências. Haverá certamente outros exemplos, no entanto, julgo não estar a ser injusto ao afirmar que esta reflexão (e a prática consequente) não é comum nos museus portugueses.

Poderia estar aqui a elencar, baseado no conhecimento que vou tendo da realidade portuguesa nesta área, algumas das causas desta questão, no entanto, prefiro apontar o caminho trilhado pelo Council of Museums and Galleries de Edinburgh, no processo de substituição do seu SGC antigo, no qual recorreu a um inquérito feito através da internet, dirigido a profissionais de museus e instituições museológicas, cujos relatório final está agora disponível on-line. Um verdadeiro “must read” para quem está neste momento no processo de escolha.

Na leitura deste relatório é imprescindível o ponto 5 (sem excluir qualquer dos pontos dele dependentes), onde se aborda a importância do SPECTRUM e das normas, tal como se refere por diversas vezes a necessidade do controlo terminológico, e os pontos chave referidos na conclusão do relatório obtidos com este estudo preparatório:

Escala da operação – definição de objectivos a médio e longo prazo, projectando no futuro o que poderá trazer a utilização de um SGC;

Sustentabilidade – prever a realização a longo prazo de um projecto desta natureza, tendo em conta os recursos que o mesmo acarreta em termos financeiros, logísticos e humanos;

Trabalho prévio do museu é essencial – a preparação do museu e da sua equipa para iniciar um projecto de inventário, documentação e gestão das colecções é fundamental. Seja na revisão da informação, na sua importação para um novo sistema, na forma como o sistema será usado, na escolha das funcionalidades necessárias ou na capacitação e motivação necessária em todas as áreas do museu em que o SGC venha a ser utilizado.

É um trabalho e uma abordagem interessante perante esta matéria, não vos parece? Acham ainda que se pode escolher um SGC com base apenas no seu preço? Fica aqui aberta a questão…

© imagem: daqui.

Da verdade das coisas

Da verdade das coisas

Para descanso de consciência uma prévia declaração de interesses torna-se obrigatória. Trabalho na empresa Sistemas do Futuro e sou parte de uma equipa que trabalha, desde 1996, a desenvolver software (bom e testado em quase duas centenas de clientes) de gestão e documentação de património cultural (móvel, imóvel e imaterial) e natural que é a base de muitos dos repositórios digitais de colecções de museus e outras instituições que têm a seu cuidado a nossa herança patrimonial.

Posto isso, vamos ao que motivou o clique no adicionar mais um post aqui no Mouseion.

Hoje tive conhecimento da newsletter onde a empresa BOND, actual detentora do software Matriz e concorrente da Sistemas do Futuro, divulga a versão 3.0 do software desenvolvida em parceria com o extinto Instituto de Museus e Conservação, fruto de aquilo a que um responsável do referido instituto designou como uma parceria público-privada de sucesso e sem peso no erário público.

A determinado ponto deste documento é dito “As suas características absolutamente inovadoras – em termos conceptuais, tecnológicos e de operabilidade –, bem como o facto de ser o único sistema no seu género em Língua Portuguesa desenvolvido em conformidade com a Norma ISO 21127:2006, concorrem para que o Matriz 3.0 se constitua como um sistema de informação de vanguarda a nível nacional.” e esta informação peca por estar errada por duas ordens de razão: a primeira tem a ver com o facto de tal afirmação só poder ser verdade se houvesse alguma entidade que certificasse a utilização da referida norma por qualquer sistema de gestão e documentação de património e indicasse apenas o Matriz como único software certificado no mercado lusófono (caso não conheçam a norma, poderão consultar o site do CIDOC CRM onde se encontra toda a informação sobre aquela norma); a segunda, decorrente da primeira, tem a ver com o simples facto de haver no mercado pelo menos dois sistemas que seguem, ou dizem seguir, as orientações da referida norma: os desenvolvidos pela Sistemas do Futuro (que tem inclusivamente um dos seus colaboradores a desenvolver um projecto de doutoramento em museologia sobre aquela norma)  e o Index Rerum (segundo podemos perceber no site sobre este software usado pelos museus da Universidade do Porto).

Em todo o caso é estranho que o software de referência do IMC, publicitado inclusivamente no próprio domínio do IMC, se diga o único que responde a uma norma que tem como princípio fundamental a interoperabilidade entre sistemas através da promoção de uma semântica comum e depois necessite de cobrar pela migração das bases de dados do IMC que usavam, pasme-se, uma versão anterior do mesmo sistema.

Não quero no entanto que me interpretem mal. O referido software estará em conformidade com a ISO21127:2006 se assim o afirmam. O que não podem afirmar é que os restantes não estão.

Em todo o caso estas questões poderiam (deveriam) ser evitadas se houvesse da parte da Rede Portuguesa de Museus* uma avaliação dos sistemas, semelhante à que a Canadian Heritage Information Network faz, usando uma lista de critérios que pudessem dar uma classificação objectiva a cada um dos sistemas e assim certificar a sua utilização e a sua compra pelos museus interessados.

* infelizmente ferida de morte com as últimas e incompreensíveis decisões sobre a excelente equipa, mas sobre isso falarei num outro post.

Software de apoio à produção científica

Software de apoio à produção científica

O ano de 2008 foi um ano de mudança em termos tecnológicos para mim. Até então usava, maioritariamente, como ferramenta de trabalho um normal PC com sistema operativo da Microsoft. Na altura debatia-me no trabalho, penso que como muitos outros, com as chatices que o Vista nos trouxe e com a ponderação de voltar ao XP. Vivia, como lhe gostam de chamar alguns mac users, na idade das trevas e junto ao Império do Mal.

Em casa, no entanto, tinha em casa um iMac G5 (a última geração dos Power PC da Apple) que me ajudou, em paralelo com o PC, a trabalhar e escrever o mestrado que apresentei e defendi em 2007 e estava convencido plenamente que poderia ter como plataforma principal o Mac OS e utilizar Windows apenas no necessário para o trabalho. Hoje é assim que acontece.

Assim resolvi partilhar alguma das ferramentas que utilizo no dia a dia do meu trabalho e que considero bastante úteis para aumentar produtividade e diminuir o esforço que normalmente é exigido em algumas dessas tarefas.

1. Pages (www.apple.com) – 15,99 € – Mac App Store

É o editor de texto da Apple e tenta, ainda sem o conseguir, destronar a hegemonia do Word. Se compararmos estas duas ferramentas podemos verificar que o que o Word tem de magnífico em termos de edição de texto, criação de índices, bibliografia automática, etc. é contraposto no Pages por uma excelente capacidade de paginação, formatação, tratamento de imagem e gráficos. Os dois são pagos, mas o Word tem versão para os dois sistemas e nesse aspecto tem uma vantagem sobre o Pages. No entanto, este último permite fazer exportações para word e pdf com facilidade e mantendo a formatação.

2. Evernote (www.evernote.com) – Gratuito

O Evernote é O programa de notas do momento. É completamente multi-plataforma (funciona em Windows e Mac) com aplicações desktop e via browser e tem versões para as plataformas móveis mais importantes (IOS, Android, Blackberry, Windows, WebOs). Permite tirar notas a partir de imagens, de capturas de ecrãs, de informação que encontramos num site, etc. e sincroniza, através da criação de uma conta online, as nossas notas entre todos os aparelhos em que usamos a aplicação. Absolutamente indispensável.

3. Mendeley (www.mendeley.com) – Gratuito

É um dos melhores softwares de gestão de bibliografia que eu conheço. Assim como o Evernote permite a criação de uma conta online que sincroniza as nossas notas e que nos permite, através de um iPhone ou iPad, ver os dados que temos registados e registar também os dados de uma consulta que estamos a fazer num local onde o computador não esteja disponível. Permite, através de uma aplicação muito simples, importar dados da web em sites com referências bibliográficas como o Google Scholar, DBLP, JSTOR, entre muitos outros. Permite a gestão dos muitos PDF que vamos acumulando com artigos e teses e funciona como uma rede social para partilha de referências e documentos entre grupos que os utilizadores podem criar. Pode funcionar com o Word, OpenOffice e NeoOffice como ferramenta de gestão de referências e bibliografia. Excelente.

4. Dropbox (www.dropbox.com) – Gratuito na versão base

Esta aplicação é uma espécie de disco virtual ao qual podemos aceder em qualquer lado onde exista internet e ter assim todos os documentos que precisamos ao alcance dos dedos. No Mac OS (penso que no Windows é de alguma forma parecido) integra-se completamente no sistema operativo e permite gerir as pastas que queremos (ou não) colocar online de acordo com a nossa organização. É também um excelente recurso para fazer cópias de segurança, por exemplo.

Estes são apenas alguns exemplos de algumas aplicações que vou usando com mais regularidade. Há aplicações como o Endnote (pago) para a gestão de bibliografia, o SPSS (pago) para análise estatística de dados ou o Keynote para produzir apresentações que têm consideráveis vantagens. Os dois primeiros são normalmente disponibilizados gratuitamente pelas Universidade e só têm que perguntar nos respectivos departamentos de informática como proceder para instalar no vosso computador esses recursos.

Um outro exemplo de um excelente recurso para o trabalho de investigação é a ligação (através de uma VPN) à rede da vossa faculdade. A Faculdade de Letras da Universidade do Porto disponibiliza este serviço que nos permite de qualquer lado aceder aos serviços de pesquisa da biblioteca e, consequentemente, aos documentos, revistas, publicações e catálogos online que a FLUP subscreve. É algo da maior utilidade.

Alguém quer partilhar as aplicações que usa?